Secretário/a Executivo/a - Temporário

Secretária para auxiliar os Diretores da Administração Central.

• Assessorar direções:

Administrar agenda pessoal das direções; despachar com a direção; colher assinatura; priorizar, marcar e cancelar compromissos; definir ligações telefônicas; administrar pendências; definir encaminhamento de documentos; assistir à direção em reuniões; secretariar reuniões.

• Atender pessoas:

Recepcionar pessoas; fornecer informações; atender pedidos, solicitações e chamadas telefônicas; filtrar ligações; anotar e transmitir recados; orientar e encami-nhar pessoas; prestar atendimento especial a autoridades e usuários diferenciados.

• Gerenciar informações:

Ler  documentos;  levantar  informações;  consultar  outros  departamentos;  criar  e manter atualizado banco de dados; cobrar ações, respostas, relatórios; controlar cronogramas, prazos; direcionar informações; acompanhar processos; reproduzir documentos; confeccionar clippings.

• Elaborar documentos:

Redigir ofícios, memorando, cartas; convocações, atas; pesquisar bibliografia; elaborar relatórios; digitar e formatar documentos; elaborar convites e convocações, planilhas e gráficos; preparar apresentações; transcrever textos.

• Controlar correspondência:

Receber, controlar, triar, destinar, registrar e protocolar correspondência e correspondência eletrônica (e-mail); controlar malote.

• Organizar eventos e viagens:

Estruturar o evento; fazer check-list; pesquisar local; reservar e preparar sala; en-viar convite e convocação; confirmar presença; providenciar material, equipamentos e serviços de apoio; dar suporte durante o evento; providenciar diárias, hospedagem, passagens e documentação legal das direções (passaporte, vistos).

• Supervisionar equipes de trabalho:

Estabelecer atribuições da equipe; programar e monitorar as atividades da equipe.

• Arquivar documentos:

Identificar o assunto e a natureza do documento; determinar a forma de arquivo; classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos; arquivar correspondência; administrar e atualizar arquivos, dominar informática.

• Utilizar recursos de Informática.

•  Executar  outras  tarefas  de  mesma  natureza  e  nível  de  complexidade associadas ao ambiente organizacional.

Formação: Secretario Executivo Bilíngüe

Idiomas: 

Inglês Avançado/Fluente

Espanhol desejável

Experiência em posição de Secretário/a Executivo/a em empresa de grande porte 

ENTRE PARA UM TIME QUE SONHA TÃO GRANDE COMO VOCÊ!

Somos milhares de apaixonados e apaixonadas pelo que fazemos. Temos um orgulho imenso do nosso poder de impacto positivo e reconhecemos que, agindo como donos e donas, cada um de nós desempenha um papel fundamental no sucesso do nosso ecossistema. Somado a isso, todas nossas grandes conquistas tem o sabor da colaboração! Nosso sucesso é compartilhado e acreditamos que por meio da colaboração podemos encantar ainda mais o nossos clientes com as marcas que eles amam hoje, ao mesmo tempo em que podemos atender aos gostos de amanhã. 

🍻

A Nossa Cultura é focada em construir um ambiente inclusivo e colaborativo, onde as pessoas possam ser o melhor delas mesmas - e nos ajudar a ser a nossa melhor versão! Procuramos gente com paixão, curiosidade e coragem para fazer a diferença aqui. 

Acolhemos talentos diversos, porque acreditamos que grandes ideias vêm de pessoas com diferentes trajetórias. Oferecemos oportunidades para talentos que estão ingressando no mercado de trabalho e somos apaixonados por impulsionar a nossa gente.

É trabalhando e crescendo juntos que atingimos o nosso propósito: Sonhamos Grande por um Futuro com Mais Razões para Brindar!